¿Qué es Airtable y para qué sirve?

que es airtable

¿Has oído hablar sobre Airtable y quieres saber para qué sirve?

Airtable es una potente herramienta colaborativa en la nube que tiene la simplicidad de uso de una hoja de cálculo como Excel o Google Spreadsheets pero con la potencialidad y las características de una base de datos. 

Los campos de una tabla de Airtable son similares a las celdas de una hoja de cálculo, pero tienen funcionalidades como listas desplegables, casillas de verificación, números de teléfono, pueden relacionarse con otros campos de la tabla o base de datos y pueden hacer referencia a archivos adjuntos como imágenes o documentos PDF.

Con Airtable, los usuarios pueden crear una base de datos adaptada a sus necesidades, configurar distintos tipos de columnas, añadir registros, vincular tablas entre sí, colaborar entre personas, filtrar o clasificar registros y publicar las vistas en sitios web externos o aplicaciones.

También es un sistema perfectamente integrable con más de 2.000 aplicaciones (correo electrónico, calendarios, newsletter, gestor de contenido, ERP, redes sociales…) gracias a plataformas como Zapier o Integromat.

¿Quién lo está usando?

La aplicación ha ido ganando popularidad a lo largo de estos últimos años en organizaciones de todo tipo y de distinto tamaño.

En 2018 la compañía levantó una inversión de 100M$ y el sistema ya es usado por más de 170.000 empresas. Multinacionales, pequeñas y medianas empresas, freelancers e incluso personas de forma particular lo usan para gestionar su día a día.

Compañías conocidas ya utilizan Airtable para optimizar recursos, ganar tiempo y promover la colaboración en sus equipos:

Por ejemplo, la empresa de coches eléctricos Tesla utiliza Airtable para hacer el seguimiento del inventario de los vehículos que salen de la fábrica; el magazine Time lo usa para hacer seguimiento de la producción de sus videos; el equipo de desarrollo web de Expedia lo usa para organizar, automatizar y hacer seguimiento de proyectos y el Mingei Museum movió 26.000 piezas de arte inventariando, etiquetando y haciendo el seguimiento de las piezas embaladas.

En países como Estados Unidos y Canadá, Airtable se está incorporando en los procesos de trabajo como una herramienta indispensable y ahora está despertando interés en Europa y países latinoamericanos.

¿Cómo puedo utilizar Airtable para mi organización?

Realmente los usos de Airtable son ilimitados… y no es una frase hecha. Se puede hacer cualquier cosa: desde la más clásica hasta la más creativa.

En la actualidad muchas empresas aún usan Excel o Google Spreadsheets para llevar el seguimiento de tareas, incidencias y equipos. La idea detrás de Airtable es poder usar un sistema de base de datos que sea visualmente más «digerible» que Excel y aún más flexible.

La herramienta te permitirá manejar procesos más complejos durante el trabajo en colaboración con tu equipo.

A diferencia de las hojas de cálculo,  Airtable es un producto híbrido, porque además de leer números, las celdas pueden contener diferentes formatos para varios usos: documentos, fechas, imágenes, enlaces

Calendario editorial diseñado con Airtable
Calendario editorial diseñado con Airtable

Estos son algunos de los usos más interesantes para Airtable:

  • Sistema de gestión de proyectos
  • Plataforma de seguimiento de incidencias
  • Calendario editorial y planificación de contenidos en redes sociales
  • Planificación de objetivos y medición de KPI’s
  • Gestor de facturación online
  • CRM o ERP personalizado
  • Cualquier otra cosa que se te ocurra. ¡Hablemos si tienes otra idea!

Características clave

A continuación me gustaría explicarte las características clave de esta interesante herramienta:

API e integración

Sin duda es una de las características más relevantes del sistema. La API que te brinda automáticamente Airtable te permite conectar aplicaciones de terceros (Gmail, Typeform, Slack…) a tus bases de datos.

Para integrar la API con otras aplicaciones hay dos maneras de hacerlo: O bien usando el propio sistema API de Airtable y creando una solución customizada, o conectando con un sistema de integración como Zapier o Integromat.

Integración de airtable con zapier 
Un ejemplo que te brinda la API es conectar el sistema de formularios Typeform o Google Forms con tu base de datos y automatizar el rellenado de campos.

Otro ejemplo es poder enviar un aviso por email a un cliente cada vez que se actualiza el estado de su proyecto

Vinculación entre tablas de la base de datos

Airtable ofrece una opción para vincular los registros de diferentes celdas y crear relaciones entre las tablas existentes.

Colaboración entre usuarios

Podrás configurar tu solución para que varios usuarios trabajen simultáneamente en la misma base de datos, lo que te permitirá una mayor productividad en el lugar de trabajo.

El creador de la base de datos puede establecer el nivel de permisos para los colaboradores y definirlos como «creadores», «editores» o «lectores».

Vistas de publicación

En una hoja de Excel o Google Spreadsheets solo hay un tipo de vista de filas y si un usuario quiere ocultar o congelar columnas, todos los demás se verán obligados a ver esos cambios.

Con Airtable podrás crear diferentes «vistas» que te permitirán ver la información de una manera distinta (calendario, galería, elementos agrupados, kanban, etc.) y adaptada a cada tipo de usuario o colaborador.

Formularios

Esta característica es fabulosa y te va a dar mucha libertad si lo que necesitas es que tus colaboradores introduzcan datos de una forma rápida y desde cualquier lugar.

Los formularios pueden utilizarse para recoger datos de otras personas como compañeros de trabajo, clientes o público externo.

Un Formulario puede ser creado fácilmente desde una base existente y los datos recogidos por el Formulario se organizan automáticamente en las filas de la tabla.

Copias de seguridad de tus bases de datos 

Airtable te proveé de un sistema de «snapshots» que capturan los datos durante un tiempo y te permite volver atrás para recuperar información. Igualmente, también podrás exportar, siempre que quieras, la información de tus tablas a archivos CSV como copia de seguridad.

¿Cómo puedo ayudarte desde Airconsult?

En Airconsult utilizamos Airtable en infinidad de proyectos y estamos en constante experimentación para mejorar nuestros servicios. ¡Estaré encantado de conocer tu proyecto y valorar la mejor opción para optimizar tus procesos de trabajo y la organización de tu información!

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