Talenpo es una empresa de construcción y reformas que ha comenzado a utilizar Airtable para gestionar los recursos humanos y sus proyectos.
Del papel a la nube: Un ejemplo de transformación digital de una empresa de construcción y rehabilitación
Talenpo es una empresa de reformas y obras para viviendas, locales y negocios que dispone de un amplio equipo y varios proyectos de rehabilitación en marcha.
Albert y Jordi, los responsables de la empresa, deseaban digitalizar algunos procesos del negocio como el sistema de control horario y el envio de rapports de seguimiento de las obras que tienen en marcha. Hasta ahora, el papel era el protagonista y las tareas de gestión suponían un consumo de tiempo elevado que no les permitía centrarse en otros aspectos del negocio y les impedía tener un seguimiento a tiempo real de todos sus proyectos.
¿Cómo les hemos ayudado desde Airconsult?
Tanto los administradores de la empresa como el resto de personas trabajadoras que están en las obras necesitaban un sistema de gestión ágil, a tiempo real y online que les permitiera fichar desde cualquier lugar, cumpliendo con la ley de registro de jornada laboral y enviar reportes con fotos de las tareas realizadas al finalizar la jornada.
Desde Airconsult diseñamos un esquema con el workflow de la información y pensamos en Airtable como sistema principal de base de datos y gestión de los equipos y proyectos. A su vez, también valoramos disponer de una APP personalizada para cada miembro del equipo, que nos permitiera enviar esa información a Airtable cómodamente.
La solución diseñada para Talenpo integra varios sistemas como Glide, Integromat y Airtable. Está totalmente adaptada a sus necesidades, es totalmente escalable (podemos implementar nuevas funcionalidades rápidamente) y la pusimos en marcha en solo 2 semanas, ahorrando costes en desarrollo y dinero. El trabajo lo hemos realizado por fases e incluye formación para todo el equipo.
¿Qué características tiene el sistema de gestión de equipos y proyectos?
- Base de datos de Airtable: Incluye varias tablas con información sobre las personas trabajadoras, los registros horarios y la recepción de rapports. Todo correctamente etiquetado y con varias vistas que permiten el filtrado de la información según las categorías asignadas y campos concretos.
- Aplicación móvil: A la aplicación se accede mediante el correo electrónico de la persona trabajadora y principalmente dispone de dos funcionalidades: Sistema de control horario donde se puede seleccionar el tipo de registro (entrada, salida, descanso, comida…) y envío de reportes mediante un formulario que permite adjuntar una fotografía.
- Integración mediante Integromat: Integromat es el sistema que ha permitido conectar la aplicación con Airtable. Hemos configurado el volcado de información y los cambios en la base de datos a tiempo real entre los dos sistemas.
¿Qué mejoras se han obtenido gracias a la transformación digital de la empresa?
El proceso de recogida de información era tedioso y complicado. Los empleados de las obras debían rellenar unos formularios en papel y llevarlos a la oficina una vez por semana. Los responsables de la empresa perdían muchas horas pasando la información a una hoja de cálculo de excel… y muchas veces los papeles se perdían.
Ahora mismo se puede tener un control total de los procesos a tiempo real, mejorando la comunicación con el equipo y los clientes. Ahora Albert y Jordi están más tranquilos y tienen más tiempo para ampliar su negocio, buscar nuevas oportunidades.